Primeros pasos
Iniciar sesión por primera vez
Tu tienda tiene un solo número de tienda y todo el equipo usa el mismo. Si no lo sabes, pregúntale a tu líder.
- Abre la app (o entra a flowstateqsr.com) y toca Iniciar sesión.
- Escribe tu número de tienda y luego elige tu nombre de la lista o escribe tu usuario.
- Escribe la contraseña que te dio tu líder.
- Enseguida te pedirá elegir tu propia contraseña. Es normal, y significa que nadie más la conoce.
- Elige Frente (FOH) o Cocina (BOH). Puedes cambiarlo cuando quieras desde el ícono de engrane.
En iPhone puedes activar Face ID en Mi cuenta para no volver a escribir tu contraseña.
Instalar la app en tu teléfono
iPhone: busca FlowState QSR en el App Store, o entra a flowstateqsr.com/android y toca el botón del App Store.
Android: entra a flowstateqsr.com/android y toca el botón Download for Android. Tu teléfono pide permiso una sola vez antes de instalar una app que descargaste tú mismo, y esa página te guía paso a paso. Toma como un minuto.
Cualquier dispositivo: FlowState funciona en cualquier navegador. Entra a flowstateqsr.com e inicia sesión. En un teléfono, el navegador te ofrecerá agregarla a la pantalla de inicio, desde donde se abre igual que la app instalada.
Actualizaciones
La app te avisa cuando hay una versión nueva. En iPhone te manda al App Store; en Android te regresa a la página de descarga para instalar el archivo nuevo encima. Tu sesión y todo lo que hay en la app se quedan igual.
¿Vas a instalarla a todo el equipo? Mándales por mensaje flowstateqsr.com/android. Cada quien toca el mismo botón en su propio teléfono, y nadie necesita una cuenta con nosotros solo para descargarla.
Olvidé mi contraseña
Pídele a cualquier líder o al propietario que la restablezca. Toma segundos: Equipo → tu nombre → Restablecer contraseña.
Te darán una contraseña temporal, y la app te hará elegir la tuya en cuanto inicies sesión.
Líderes: si el propietario quedó bloqueado y no hay un segundo propietario, escriban a support@flowstateqsr.com. Ese caso lo resolvemos nosotros.
Hacerle preguntas a la app
Toca el botón rojo de búsqueda en medio de la barra de abajo. Hasta arriba verás Pregunta a la IA.
Pregunta con tus propias palabras: "cómo agrego a alguien", "cuánta merma hubo ayer", "cuál es el tiempo de retención del pollo a la parrilla". Responde usando los datos y ajustes de tu propia tienda.
El mismo botón encuentra cualquier pantalla o herramienta: escribe tres letras y listo.
Configurar tu tienda
Agregar a tu equipo
Hay dos formas, y la primera es mucho más rápida:
Sube un horario (agrega a todos de una vez)
Ve a Horario → Subir y suelta el archivo de tu horario o una foto de él. FlowState lee los nombres, crea cuentas para quien sea nuevo y te muestra el acceso temporal de cada persona.
Agrega personas a mano
Equipo → Agregar una persona. Si configuraste una contraseña inicial del equipo, puedes dejar la contraseña en blanco y recibirán esa.
Configura una contraseña inicial del equipo una sola vez y la incorporación se vuelve una frase que dices en voz alta: "Número de tienda, tu nombre, y la contraseña es ___". Cada quien elige la suya al entrar por primera vez.
Roles: quién puede ver qué
Miembro del equipo: sus turnos, su lugar en la alineación, listas, chat y reconocimientos.
Líder de turno: todo lo anterior, más el tablero de Alineación, las listas del turno, los registros de seguridad alimentaria, el tablero del reloj de turno y la pestaña de Reunión.
Director de cocina / Director de marketing: herramientas de líder más los reportes de su área.
Propietario: todo, incluyendo Equipo, ajustes de la tienda, exportación de nómina, la carpeta de auditoría y facturación.
Cambia el rol de alguien en Equipo → su nombre → Rol. Solo un propietario puede crear o ascender a otro propietario.
Cambiar el color de tu marca
Los propietarios pueden definir el color de marca de la tienda al registrarse o después en Ajustes de la tienda → tema.
Elige un color y FlowState construye la paleta completa, clara y oscura, a partir de él, y luego la revisa para que sea legible, así tu app nunca termina con texto que nadie puede leer.
Durante el turno
Armar la Alineación del día
La pestaña Alineación (Lineup) es tu tablero de asignaciones: quién está en qué estación, por franja del día.
- Elige el día y la franja (mañana / comida / noche).
- Arrastra a un compañero de la lista de disponibles a una estación, o toca una estación y elige.
- Toca Avisar al equipo y todos ven dónde les toca.
Quien esté programado aparece automáticamente en la lista de disponibles en cuanto se publica un horario.
Ponle nombre a tus estaciones primero (Alineación → editar posiciones) para que el tablero coincida con tu piso real.
Definir los líderes de turno del día
Arriba de la Alineación puedes definir quién lleva el día: un líder de mañana y uno de noche, tanto para el frente como para la cocina.
Toca cualquiera de los cuatro espacios y elige a un líder. Puedes dejarlo listo con días de anticipación. Está separado del tablero de arrastrar y soltar a propósito, para que un cambio de último minuto nunca lo mueva.
Todos en el turno ven quién está a cargo, así nadie tiene que preguntar.
Listas de apertura y cierre
Tu tienda arranca con listas de apertura y cierre razonables. Hazlas tuyas en Listas.
Convierte tus listas de papel en listas de la app: toca Crear desde una foto o archivo y tómale una foto a la lista que tienes en la pared. FlowState la lee y arma la lista por ti.
Asigna una lista a una persona específica para que quede claro de quién es, y ponle una hora límite para que aparezca como lo siguiente del turno.
Seguridad alimentaria
Registros de temperatura y la carpeta de auditoría
Temperaturas registra tus lecturas de frío y de caliente en las rondas que tú definas (apertura / mediodía / cierre por defecto).
Define tus rondas y qué artículos se revisan en Ajustes de la tienda → rondas de temperatura.
Cuando llega el inspector
Los propietarios pueden generar la Carpeta de auditoría con un toque desde la lista de herramientas: cada registro de un rango de fechas, listo para imprimir. También hay una exportación sencilla en CSV.
Las ediciones y eliminaciones quedan registradas. Si se corrige una lectura, la original se conserva y la exportación muestra que fue editada. Eso es lo que hace confiables los registros.
Reloj de turno y nómina
Reloj de turno, descansos y nómina
El reloj de turno está apagado hasta que un propietario lo activa en Ajustes de la tienda.
Una vez activo: los compañeros marcan entrada y salida desde la herramienta Reloj de turno, los líderes ven quién está en turno, y los descansos siguen las reglas que tu tienda define (incluidas las reglas más estrictas para menores de 18).
Nómina
Los propietarios exportan un CSV de nómina para cualquier periodo de pago: horas regulares y tiempo extra, deducciones por descansos y avisos de cualquier cosa fuera de lo normal. Entrégaselo a quien lleve tu nómina.
Los registros de tiempo se conservan el periodo que exige la ley laboral, así que un periodo de pago viejo sigue siendo exportable.
Dinero
Registrar la merma en dólares
Agrega los artículos que de verdad tiras y lo que cuesta cada uno, en Merma → gestionar artículos. Después, registrar es un toque por artículo, y la app te muestra la merma del día en dólares.
Esa cifra en dólares suele ser el dinero más rápido que FlowState encuentra. A la mayoría de las tiendas les sorprende en la primera semana.
Liderazgo
La Reunión semanal (solo líderes)
La pestaña Reunión (Huddle) es tu junta de liderazgo, y el equipo nunca la ve.
Métricas: los pocos números que revisas cada semana. Algunos se llenan solos con los datos de la tienda.
Jugadas: tus prioridades a 90 días, cada una a cargo de un líder.
La Cola: los temas que cualquiera va dejando durante la semana. En la reunión se vota cuáles importan y se resuelven uno por uno.
Pendientes: lo que salió de la junta, con responsable y fecha. Lo que sobrevive dos reuniones queda marcado.
Lleva la junta con el cronómetro integrado: la pantalla de cada líder se mantiene en el mismo segmento y con el mismo reloj. Al final, escribe un resumen y se publica para tu equipo.
Comunicación
Chat del equipo
Mensajes tiene canales para toda la tienda (#general, #announcements) y mensajes directos.
Empieza uno nuevo con el + rojo junto a "Mensajes", o usa el + pequeño junto a Mensajes directos o Canales para ir directo a ese tipo.
El ícono de Mensajes en la barra de abajo muestra un número cuando tienes conversaciones sin leer.
Varias tiendas
Administrar más de una tienda
Los propietarios pueden agrupar ubicaciones en una Organización (en la lista de herramientas).
- Agrega una ubicación tú mismo. Se crea al instante y hereda tu color de marca, zona horaria y contraseña del equipo.
- Cambia de ubicación sin cerrar sesión. Toca cualquier ubicación de la lista.
- Agrega miembros del grupo: líderes que deben llegar a todas las ubicaciones. Los propietarios pueden administrar; solo lectura puede ver los números.
La pantalla Multitienda es la otra mitad: cómo va cada ubicación en realidad, lado a lado.
Solución de problemas
Usar la app con mala señal
FlowState sigue funcionando cuando se cae la señal. Lo que estabas viendo se queda en pantalla, y lo que registras se guarda y se envía en cuanto vuelves a tener conexión.
Si algo se ve desactualizado, desliza hacia abajo para actualizar.
Facturación
Facturación, planes y cancelación
Los planes son por tienda: mensual, anual o una licencia de por vida de un solo pago. Cada compañero está incluido en todos los planes, así que nunca pagas por persona.
¿Compraste en la web? Administra o cancela desde el enlace de facturación en Mi cuenta, o escribe a billing@flowstateqsr.com. ¿Compraste en la app de iPhone? Adminístralo en los ajustes de suscripciones de tu Apple ID. La app de Android se cobra en la web. Si compraste por Google Play, adminístralo en tu cuenta de Play.
Si una suscripción vence, no se borra nada. La tienda se pausa, y todo regresa exactamente como estaba cuando renuevas.
¿Dudas sobre un cargo, un cambio de plan o un reembolso? Escribe a billing@flowstateqsr.com.
Privacidad y datos
Tus datos, exportaciones y eliminar una cuenta
Cualquiera puede descargar sus propios datos personales o eliminar su cuenta desde Mi cuenta. Al eliminarla se borran los detalles de tu perfil y se cierra tu sesión en todos lados.
Algunos registros que tu tienda está obligada por ley a conservar se quedan con la tienda aunque se elimine la cuenta: registros de tiempo, registros de seguridad alimentaria y actas disciplinarias.
Los propietarios pueden exportar la nómina, los registros de temperatura y la carpeta de auditoría completa en cualquier momento.